特に古いマンションでは、一般的な問題である。ポピュラーな対策としては、
①規約で理事の定数を減らす・・・これにより、例えば理事が５名のところを３名に規約改正して、減らせば、若干なりて不足が解消される。
②コミュニティ形成活動・・・大げさではなく、防災訓練や、地域の「ゴミゼロ活動」、理事が早朝出勤時、エントランスで立哨し、挨拶運動など、「ちょっとした」コミュニティ活動により、声かけ等で、「理事会・役員になってみませんか？」で、だいぶん違うと思います。中京圏はこういったコミュニティ形成活動に「消極的」と言われています。
③なるべく、断れない 環境を作る・・・子供が小さいので、理事会役員になれない、というならば、３年後は受けていただくなど、又仕事が忙しいならば、理事会を日曜日に開催するとか。
④住民協力金・・・外部区分所有者など、理事会役員にならない、区分所有者に「月額２５００円」の住民協力金を徴収する。これには、まず規約改正が必要だし、「お金を払えば、役員をやらなくてよい」という風潮を生みやすい。
⑤１親等内の同居する、成人に達した親族なども、理事になれるように、規約改正しておく。
⑥マンション管理士等に役員になってもらう。（これも、場合により規約改正が必要）
●私はビル・マンション管理会社に勤めていたが、マンション管理は少し、ビル管理は比較的長くやった。ビル管理も理事会のような、「定例会」というものがある。理事会役員と大きく違いのは、「定例会」に出席する人は、部長、課長クラス。つまり、高給取りである。その仕事の一環として、「定例会」がある。だから、知識は浅くても、「意識は高い」ここが、管理組合と、決定的に「違う」ところ。
ならば、理事会役員一人ずつ「１０万」報酬を払えば、やる気になるだろうが、そんな経済的・ゆとりのある管理組合は少ないし、それならば、いっそ、「専門家・活用」を考えた方が、安上がりで、かつ効率的である。